Calcular las horas trabajadas correctamente es esencial para autónomos, empleados y empresas. Ya sea para facturar clientes, calcular nóminas o llevar un control de tiempo, saber calcular horas trabajadas de forma precisa te ahorra tiempo y evita errores.
En esta guía te explicamos cómo calcular horas trabajadas paso a paso, incluyendo casos especiales como descansos, formato 24h vs AM/PM, y múltiples días de trabajo.
¿Por qué calcular horas trabajadas?
Calcular horas trabajadas es importante para:
- ✅ Facturación: Autónomos que facturan por horas
- ✅ Nóminas: Empleados con pago por horas
- ✅ Control de tiempo: Seguimiento de productividad
- ✅ Cumplimiento legal: Verificar jornadas máximas
- ✅ Planificación: Estimar tiempos de proyectos
Cálculo básico de horas trabajadas
Fórmula simple
La fórmula básica para calcular horas trabajadas es:
Horas trabajadas = Hora de salida - Hora de entrada
Ejemplo:
- Entrada: 09:00
- Salida: 17:00
- Horas trabajadas = 17:00 - 09:00 = 8 horas
Convertir a minutos y horas
Si el resultado incluye minutos, convierte a formato decimal:
Ejemplo:
- Entrada: 09:15
- Salida: 17:30
- Tiempo total: 8 horas y 15 minutos
- En decimal: 8.25 horas (15 minutos = 0.25 horas)
Conversión minutos a decimal:
- 15 minutos = 15/60 = 0.25 horas
- 30 minutos = 30/60 = 0.5 horas
- 45 minutos = 45/60 = 0.75 horas
Formato 24 horas vs AM/PM
Formato 24 horas (recomendado)
El formato 24 horas es más claro y evita confusiones:
Ejemplo:
- Entrada: 09:00
- Salida: 17:00
- Horas trabajadas: 8 horas
Formato AM/PM
Si usas formato AM/PM, ten cuidado con las conversiones:
Ejemplo:
- Entrada: 9:00 AM
- Salida: 5:00 PM
- Horas trabajadas: 8 horas
Conversión AM/PM a 24h:
- 9:00 AM = 09:00
- 1:00 PM = 13:00
- 5:00 PM = 17:00
- 11:00 PM = 23:00
- 12:00 PM = 12:00 (mediodía)
- 12:00 AM = 00:00 (medianoche)
Casos especiales
Trabajo que cruza medianoche
Si trabajas de noche y tu jornada cruza la medianoche:
Ejemplo:
- Entrada: 22:00 (día 1)
- Salida: 06:00 (día 2)
- Horas trabajadas = (24:00 - 22:00) + 06:00 = 2 + 6 = 8 horas
Fórmula:
Horas trabajadas = (24 - Hora entrada) + Hora salida
Múltiples días
Para calcular horas trabajadas en varios días:
Ejemplo:
- Día 1: 8 horas
- Día 2: 7.5 horas
- Día 3: 8.25 horas
- Total = 8 + 7.5 + 8.25 = 23.75 horas
Descontar descansos
Descanso de comida
Si tienes un descanso para comer, réstalo del total:
Ejemplo:
- Entrada: 09:00
- Salida: 17:00
- Descanso: 1 hora (13:00 - 14:00)
- Horas trabajadas = (17:00 - 09:00) - 1 hora = 8 - 1 = 7 horas
Múltiples descansos
Si tienes varios descansos, suma todos y réstalos:
Ejemplo:
- Entrada: 09:00
- Salida: 18:00
- Descanso 1: 30 minutos (12:00 - 12:30)
- Descanso 2: 1 hora (14:00 - 15:00)
- Total descansos: 1.5 horas
- Horas trabajadas = (18:00 - 09:00) - 1.5 = 9 - 1.5 = 7.5 horas
Ejemplos prácticos paso a paso
Ejemplo 1: Jornada estándar
Situación: Trabajas de 9:00 a 17:00 con 1 hora de descanso.
Cálculo:
- Horas totales: 17:00 - 09:00 = 8 horas
- Descontar descanso: 8 - 1 = 7 horas trabajadas
Ejemplo 2: Jornada con minutos
Situación: Entras a las 9:15 y sales a las 17:45, con 45 minutos de descanso.
Cálculo:
- Horas totales: 17:45 - 09:15 = 8 horas 30 minutos = 8.5 horas
- Descontar descanso: 8.5 - 0.75 = 7.75 horas trabajadas
Ejemplo 3: Jornada nocturna
Situación: Trabajas de 22:00 a 06:00 del día siguiente.
Cálculo:
- Horas hasta medianoche: 24:00 - 22:00 = 2 horas
- Horas después de medianoche: 06:00 - 00:00 = 6 horas
- Total: 2 + 6 = 8 horas trabajadas
Ejemplo 4: Semana completa
Situación: Trabajas 5 días con diferentes horarios:
- Lunes: 09:00 - 17:00 (1h descanso) = 7 horas
- Martes: 08:30 - 16:30 (1h descanso) = 7 horas
- Miércoles: 09:00 - 18:00 (1.5h descanso) = 7.5 horas
- Jueves: 09:00 - 17:00 (1h descanso) = 7 horas
- Viernes: 08:00 - 16:00 (1h descanso) = 7 horas
Total semanal: 7 + 7 + 7.5 + 7 + 7 = 35.5 horas
Cálculo para facturación
Autónomos que facturan por horas
Si facturas por horas, calcula el total y multiplícalo por tu tarifa:
Ejemplo:
- Horas trabajadas: 25 horas
- Tarifa por hora: 50€
- Total a facturar: 25 × 50 = 1,250€
Horas extras
Si trabajas horas extras, calcula por separado:
Ejemplo:
- Horas normales: 40 horas × 20€ = 800€
- Horas extras: 5 horas × 30€ = 150€
- Total: 800 + 150 = 950€
Herramientas para calcular horas
Calculadora online
Nuestra herramienta gratuita calcula horas trabajadas automáticamente:
- Soporta formato 24h y AM/PM
- Permite múltiples descansos
- Calcula múltiples días
- Convierte a formato decimal
Hoja de cálculo (Excel/Google Sheets)
Puedes usar fórmulas en hojas de cálculo:
Fórmula básica:
=HORA_SALIDA - HORA_ENTRADA - DESCANSO
Ejemplo:
- Celda A1: 09:00 (entrada)
- Celda B1: 17:00 (salida)
- Celda C1: 01:00 (descanso)
- Celda D1:
=B1-A1-C1= 7:00 (7 horas)
Errores comunes
1. No descontar descansos
Error: Contar el tiempo de descanso como horas trabajadas Correcto: Siempre descontar los descansos
2. Confundir AM/PM
Error: Confundir 9 AM con 9 PM Correcto: Verificar siempre si es AM o PM
3. No convertir minutos a decimal
Error: Dejar minutos sin convertir (ej: 8.15 horas en lugar de 8.25) Correcto: Convertir minutos a decimal (15 min = 0.25 horas)
4. No considerar jornadas nocturnas
Error: Calcular 22:00 a 06:00 como negativo Correcto: Sumar horas hasta medianoche + horas después
Consejos para llevar control de horas
1. Registra entrada y salida
Lleva un registro diario de:
- Hora de entrada
- Hora de salida
- Descansos tomados
2. Usa una herramienta
Utiliza calculadoras o apps para:
- Evitar errores de cálculo
- Ahorrar tiempo
- Mantener registros
3. Revisa semanalmente
Revisa tus horas al final de cada semana:
- Verifica que coincidan con tu nómina
- Identifica discrepancias temprano
- Mantén registros organizados
4. Considera horas extras
Si trabajas horas extras:
- Regístralas por separado
- Verifica la tarifa aplicable
- Inclúyelas en facturas/nóminas
Conclusión
Calcular horas trabajadas correctamente es esencial para:
- ✅ Facturación precisa: Autónomos que facturan por horas
- ✅ Nóminas correctas: Empleados con pago por horas
- ✅ Cumplimiento legal: Verificar jornadas máximas
- ✅ Control de tiempo: Seguimiento de productividad
Recuerda:
- Descontar siempre los descansos
- Convertir minutos a formato decimal
- Considerar jornadas que cruzan medianoche
- Usar formato 24h para evitar confusiones
Si necesitas calcular horas trabajadas de forma rápida y precisa, utiliza nuestra calculadora gratuita. Soporta formato 24h y AM/PM, múltiples descansos, y calcula automáticamente el total en formato decimal.
Llevar un control preciso de tus horas trabajadas te ayuda a facturar correctamente, verificar nóminas y cumplir con la legislación laboral. ¡Vale la pena dedicar tiempo a hacerlo bien!