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Cómo calcular horas trabajadas: guía para autónomos y empleados

HerramientasÚtiles
25 de enero de 2026
5 min de lectura

Calcular las horas trabajadas correctamente es esencial para autónomos, empleados y empresas. Ya sea para facturar clientes, calcular nóminas o llevar un control de tiempo, saber calcular horas trabajadas de forma precisa te ahorra tiempo y evita errores.

En esta guía te explicamos cómo calcular horas trabajadas paso a paso, incluyendo casos especiales como descansos, formato 24h vs AM/PM, y múltiples días de trabajo.

¿Por qué calcular horas trabajadas?

Calcular horas trabajadas es importante para:

  • Facturación: Autónomos que facturan por horas
  • Nóminas: Empleados con pago por horas
  • Control de tiempo: Seguimiento de productividad
  • Cumplimiento legal: Verificar jornadas máximas
  • Planificación: Estimar tiempos de proyectos

Cálculo básico de horas trabajadas

Fórmula simple

La fórmula básica para calcular horas trabajadas es:

Horas trabajadas = Hora de salida - Hora de entrada

Ejemplo:

  • Entrada: 09:00
  • Salida: 17:00
  • Horas trabajadas = 17:00 - 09:00 = 8 horas

Convertir a minutos y horas

Si el resultado incluye minutos, convierte a formato decimal:

Ejemplo:

  • Entrada: 09:15
  • Salida: 17:30
  • Tiempo total: 8 horas y 15 minutos
  • En decimal: 8.25 horas (15 minutos = 0.25 horas)

Conversión minutos a decimal:

  • 15 minutos = 15/60 = 0.25 horas
  • 30 minutos = 30/60 = 0.5 horas
  • 45 minutos = 45/60 = 0.75 horas

Formato 24 horas vs AM/PM

Formato 24 horas (recomendado)

El formato 24 horas es más claro y evita confusiones:

Ejemplo:

  • Entrada: 09:00
  • Salida: 17:00
  • Horas trabajadas: 8 horas

Formato AM/PM

Si usas formato AM/PM, ten cuidado con las conversiones:

Ejemplo:

  • Entrada: 9:00 AM
  • Salida: 5:00 PM
  • Horas trabajadas: 8 horas

Conversión AM/PM a 24h:

  • 9:00 AM = 09:00
  • 1:00 PM = 13:00
  • 5:00 PM = 17:00
  • 11:00 PM = 23:00
  • 12:00 PM = 12:00 (mediodía)
  • 12:00 AM = 00:00 (medianoche)

Casos especiales

Trabajo que cruza medianoche

Si trabajas de noche y tu jornada cruza la medianoche:

Ejemplo:

  • Entrada: 22:00 (día 1)
  • Salida: 06:00 (día 2)
  • Horas trabajadas = (24:00 - 22:00) + 06:00 = 2 + 6 = 8 horas

Fórmula:

Horas trabajadas = (24 - Hora entrada) + Hora salida

Múltiples días

Para calcular horas trabajadas en varios días:

Ejemplo:

  • Día 1: 8 horas
  • Día 2: 7.5 horas
  • Día 3: 8.25 horas
  • Total = 8 + 7.5 + 8.25 = 23.75 horas

Descontar descansos

Descanso de comida

Si tienes un descanso para comer, réstalo del total:

Ejemplo:

  • Entrada: 09:00
  • Salida: 17:00
  • Descanso: 1 hora (13:00 - 14:00)
  • Horas trabajadas = (17:00 - 09:00) - 1 hora = 8 - 1 = 7 horas

Múltiples descansos

Si tienes varios descansos, suma todos y réstalos:

Ejemplo:

  • Entrada: 09:00
  • Salida: 18:00
  • Descanso 1: 30 minutos (12:00 - 12:30)
  • Descanso 2: 1 hora (14:00 - 15:00)
  • Total descansos: 1.5 horas
  • Horas trabajadas = (18:00 - 09:00) - 1.5 = 9 - 1.5 = 7.5 horas

Ejemplos prácticos paso a paso

Ejemplo 1: Jornada estándar

Situación: Trabajas de 9:00 a 17:00 con 1 hora de descanso.

Cálculo:

  1. Horas totales: 17:00 - 09:00 = 8 horas
  2. Descontar descanso: 8 - 1 = 7 horas trabajadas

Ejemplo 2: Jornada con minutos

Situación: Entras a las 9:15 y sales a las 17:45, con 45 minutos de descanso.

Cálculo:

  1. Horas totales: 17:45 - 09:15 = 8 horas 30 minutos = 8.5 horas
  2. Descontar descanso: 8.5 - 0.75 = 7.75 horas trabajadas

Ejemplo 3: Jornada nocturna

Situación: Trabajas de 22:00 a 06:00 del día siguiente.

Cálculo:

  1. Horas hasta medianoche: 24:00 - 22:00 = 2 horas
  2. Horas después de medianoche: 06:00 - 00:00 = 6 horas
  3. Total: 2 + 6 = 8 horas trabajadas

Ejemplo 4: Semana completa

Situación: Trabajas 5 días con diferentes horarios:

  • Lunes: 09:00 - 17:00 (1h descanso) = 7 horas
  • Martes: 08:30 - 16:30 (1h descanso) = 7 horas
  • Miércoles: 09:00 - 18:00 (1.5h descanso) = 7.5 horas
  • Jueves: 09:00 - 17:00 (1h descanso) = 7 horas
  • Viernes: 08:00 - 16:00 (1h descanso) = 7 horas

Total semanal: 7 + 7 + 7.5 + 7 + 7 = 35.5 horas

Cálculo para facturación

Autónomos que facturan por horas

Si facturas por horas, calcula el total y multiplícalo por tu tarifa:

Ejemplo:

  • Horas trabajadas: 25 horas
  • Tarifa por hora: 50€
  • Total a facturar: 25 × 50 = 1,250€

Horas extras

Si trabajas horas extras, calcula por separado:

Ejemplo:

  • Horas normales: 40 horas × 20€ = 800€
  • Horas extras: 5 horas × 30€ = 150€
  • Total: 800 + 150 = 950€

Herramientas para calcular horas

Calculadora online

Nuestra herramienta gratuita calcula horas trabajadas automáticamente:

  • Soporta formato 24h y AM/PM
  • Permite múltiples descansos
  • Calcula múltiples días
  • Convierte a formato decimal

Hoja de cálculo (Excel/Google Sheets)

Puedes usar fórmulas en hojas de cálculo:

Fórmula básica:

=HORA_SALIDA - HORA_ENTRADA - DESCANSO

Ejemplo:

  • Celda A1: 09:00 (entrada)
  • Celda B1: 17:00 (salida)
  • Celda C1: 01:00 (descanso)
  • Celda D1: =B1-A1-C1 = 7:00 (7 horas)

Errores comunes

1. No descontar descansos

Error: Contar el tiempo de descanso como horas trabajadas Correcto: Siempre descontar los descansos

2. Confundir AM/PM

Error: Confundir 9 AM con 9 PM Correcto: Verificar siempre si es AM o PM

3. No convertir minutos a decimal

Error: Dejar minutos sin convertir (ej: 8.15 horas en lugar de 8.25) Correcto: Convertir minutos a decimal (15 min = 0.25 horas)

4. No considerar jornadas nocturnas

Error: Calcular 22:00 a 06:00 como negativo Correcto: Sumar horas hasta medianoche + horas después

Consejos para llevar control de horas

1. Registra entrada y salida

Lleva un registro diario de:

  • Hora de entrada
  • Hora de salida
  • Descansos tomados

2. Usa una herramienta

Utiliza calculadoras o apps para:

  • Evitar errores de cálculo
  • Ahorrar tiempo
  • Mantener registros

3. Revisa semanalmente

Revisa tus horas al final de cada semana:

  • Verifica que coincidan con tu nómina
  • Identifica discrepancias temprano
  • Mantén registros organizados

4. Considera horas extras

Si trabajas horas extras:

  • Regístralas por separado
  • Verifica la tarifa aplicable
  • Inclúyelas en facturas/nóminas

Conclusión

Calcular horas trabajadas correctamente es esencial para:

  • Facturación precisa: Autónomos que facturan por horas
  • Nóminas correctas: Empleados con pago por horas
  • Cumplimiento legal: Verificar jornadas máximas
  • Control de tiempo: Seguimiento de productividad

Recuerda:

  • Descontar siempre los descansos
  • Convertir minutos a formato decimal
  • Considerar jornadas que cruzan medianoche
  • Usar formato 24h para evitar confusiones

Si necesitas calcular horas trabajadas de forma rápida y precisa, utiliza nuestra calculadora gratuita. Soporta formato 24h y AM/PM, múltiples descansos, y calcula automáticamente el total en formato decimal.

Llevar un control preciso de tus horas trabajadas te ayuda a facturar correctamente, verificar nóminas y cumplir con la legislación laboral. ¡Vale la pena dedicar tiempo a hacerlo bien!

Prueba nuestra herramienta

Calcula tus horas trabajadas de forma precisa. Soporta formato 24h y AM/PM, descansos y múltiples días.

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